ResMan

Stan na chwilę obecną

- Podpis elektroniczny coraz częściej używany jest w kontaktach z urzędami skarbowymi. Od sierpnia 2006 r. mogły z niego korzystać największe firmy, których roczne przychody przekraczają 5 mln euro. Natomiast od początku 2008 roku taką możliwość mają wszyscy podatnicy. Ograniczony jest jednak katalog dokumentów, które można składać fiskusowi tą drogą. Na razie są to głównie formularze związane z rozliczeniem podatków VAT i CIT. Od 1 kwietnia lista zostanie rozszerzona o dokumenty ważne dla indywidualnych podatników, m.in. roczne deklaracje PIT-36 i PIT-37 oraz towarzyszące im załączniki służące do rozliczania ulg. Co ważne, elektroniczne rozliczenia podatkowe z użyciem podpisu kwalifikowanego to tylko dodatkowa forma, można oczywiście rozliczać się metodą tradycyjną i tak postąpi zdecydowana większość podatników. Natomiast ci, którzy są zainteresowani złożeniem dokumentów w postaci elektronicznej, muszą powiadomić o tym urząd skarbowy na formularzu ZAW-E1.

- Od 1 maja 2008 r. do przyjmowania dokumentów w formie elektronicznej mają być przygotowane wszystkie urzędy administracji publicznej. Obecnie ze stron internetowych urzędów można w najlepszym razie pobrać potrzebne formularze. Od maja posiadacze bezpiecznych podpisów elektronicznych powinni mieć możliwość wypełnienia i wysłania przez Internet dowolnego urzędowego wniosku. Stan zaawansowania prac wskazuje jednak, że nie wszystkim urzędom uda się dotrzymać tego terminu.

- Od sierpnia 2005 r. przedsiębiorcy posługujący się bezpiecznym podpisem mogą wystawiać elektroniczne faktury. Co ważne, odbiorca, który w taki podpis jeszcze się nie zaopatrzył, może odczytać te faktury i zweryfikować ich autentyczność na podstawie udostępnionego mu darmowego oprogramowania.

- Bezpieczny (kwalifikowany) podpis elektroniczny ma też kilka innych, mniej powszechnych zastosowań. Dzięki niemu można składać dokumenty w sądach rejestrowych, komunikować się z głównym inspektorem ochrony danych osobowych (GIODO), przesyłać raporty generalnemu inspektorowi informacji finansowej, uczestniczyć w przetargach i aukcjach elektronicznych. Dodatkowo zakłady opieki zdrowotnej (ZOZ) mogą dzięki niemu uwolnić się od konieczności sporządzania i gromadzenia dokumentacji w wersji papierowej.

Polskie prawo już od kilku lat daje możliwość posługiwania się podpisem elektronicznym zamiast ręcznego. Musi to być jednak podpis bezpieczny, a więc spełniający kilka warunków zapisanych w ustawie.

Równoznaczny własnoręcznemu autografowi jest więc podpis elektroniczny, który został przypisany do jednej osoby, i sporządzono go za pomocą bezpiecznych urządzeń znajdujących się w posiadaniu tej osoby. Poza tym musi działać w taki sposób, by jakakolwiek zmiana treści dokumentu dokonana po złożeniu podpisu była widoczna dla adresata dokumentu.

Koniecznym warunkiem jest również to, by podpis był wydany przez jedno z upoważnionych do tego centrów certyfikacji. Może to być Krajowa Izba Rozliczeniowa, Sigillum PCCE (spółka zależna Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych) lub Powszechne Centrum Certyfikacji Certum.

Nikt nieupoważniony nie wprowadzi zmian

Podpis elektroniczny nie tylko potwierdza tożsamość osoby, która sporządziła dokument, ale też — o czym mówi się rzadziej — daje odbiorcy gwarancję, że po wysłaniu wiadomości przez nadawcę nikt nie podmienił żadnego zapisu umowy, zamówienia czy kontraktu. Daje to przewagę nad papierowymi dokumentami podpisanymi ręcznie, do których fałszerz może stosunkowo łatwo wprowadzić zmiany.

Teoretycznie bezpieczny podpis elektroniczny pozwala załatwić na odległość dowolną sprawę w urzędzie gminy, rozliczyć się z podatków w urzędzie skarbowym czy złożyć deklarację w ZUS. Dodatkowo firmy i osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą tą drogą wymieniać dokumenty między sobą, mając przy tym gwarancję, że nie doszło do ich sfałszowania i że rzeczywiście wysyła je osoba, która jest pod dokumentem podpisana. Jednak w praktyce zastosowanie bezpiecznego podpisu na razie jest ograniczone.

Choć ustawa o podpisie elektronicznym weszła w życie już w 2002 r., do dziś centra certyfikacji wydały zaledwie 10 – 15 tys. podpisów. Zainteresowanie jest niewielkie, bo i możliwości podpisywania się na odległość wciąż nie są duże. Administracja publiczna, która powinna być motorem zmian, ciągle w niewystarczającym stopniu jest przystosowana do zdalnego przyjmowania dokumentów podpisanych cyfrowo (szczegóły w ramce). Dodatkową barierą są koszty, jakie muszą ponieść użytkownicy. Typowa opłata za pierwszy rok korzystania z bezpiecznego podpisu cyfrowego wynosi około 300 zł, a opłaty za kolejne 12 miesięcy przekraczają 100 zł.

Do akcji wkroczą urzędy

Rok 2008 może jednak przynieść przełom. Już w lipcu firmy, które mają obowiązek przesyłać do ZUS dokumenty w postaci elektronicznej, będą musiały podpisywać je podpisem bezpiecznym (kwalifikowanym) zamiast stosowanego obecnie zwykłego podpisu elektronicznego. Takich podmiotów, według różnych szacunków, jest około 600 – 700 tysięcy.

Obecnie za pierwszy rok korzystania z bezpiecznego podpisu płaci się około 300 zł, cena ta powinna spaść do 30 zł

Ponieważ podpis jest przypisany do konkretnej osoby, a nie do firmy, część przedsiębiorców zapewne wyrobi je nie dla jednego, tylko na przykład dla dwóch pracowników. Przy takiej skali wydawania podpisów ich cena powinna zdecydowanie spaść, zdaniem największych optymistów nawet do 30 zł za rok. Wtedy stałyby się dostępne także dla obywateli, którzy chcą sprawniej rozliczać się z urzędem skarbowym lub po prostu osobiście wypróbować nową technologię.

Banki poradziły sobie inaczej

Na upowszechnienie bezpiecznego podpisu cyfrowego od lat czeka środowisko bankowe. Dziś banki z jednej strony narzekają na jego niewielką popularność, ale same też radzą sobie bez niego. Widać to na podstawie rosnącej popularności bankowości internetowej, z której dziś aktywnie korzysta około 5 mln klientów.Fakt, że bezpieczny podpis elektroniczny na masową skalę nigdy nie zaistniał, wymusił na instytucjach finansowych wprowadzenie innych sposobów uwierzytelniania klienta i potwierdzania przez niego zleceń składanych na odległość. Jest to niemożliwe tylko przy kilku wybranych czynnościach, kiedy polskie prawo nakłada na bank obowiązek podpisania umowy z klientem. Taka formalność jest więc wymagana, by prowadzić rachunek bankowy klienta, by wydać i obsługiwać jego kartę płatniczą, udzielić kredytu konsumenckiego, a także zezwolić na wykonywanie operacji na rachunku za pośrednictwem elektronicznych kanałów dostępu. I właśnie w umowach z klientem znajdują się zapisy, dzięki którym większość podstawowych operacji na koncie może być zlecana i autoryzowana w inny sposób, np. za pomocą haseł jednorazowych lub — w nielicznych bankach — zwykłego podpisu elektronicznego. Natomiast dokumenty, w których wymagana jest forma pisemna, są podpisywane w placówkach, korespondencyjnie lub za pośrednictwem firm kurierskich.